Voorwaarden.

Deze algemene voorwaarden ("voorwaarden") zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en facturen tussen Virtual Frames Studio (hierna "VFS", "wij", "ons") en haar klanten ("Klant", "opdrachtgever"). Door een offerte te aanvaarden, een opdracht te plaatsen, of een dienst af te nemen, bevestigt de Klant kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en deze integraal en zonder voorbehoud te aanvaarden. Eventuele afwijkende voorwaarden van de Klant binden VFS niet, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaard.

01 — Identificatie van de dienstverlener

— Louis Ronsse, eenmanszaak handelend onder de commerciële benaming Virtual Frames Studio

— Maatschappelijke zetel: Varensbos 23, 9920 Lievegem, België

— Ondernemingsnummer / BTW: BE 0788.456.382

— E-mail: hello@virtualframesstudio.com

— Telefoon: +32 471 94 31 97

02 — Voorwerp & toepassingsgebied

VFS levert creatieve en digitale diensten waaronder branding & visuele identiteit, grafisch en print-ontwerp, websites en webapplicaties, advertising & copy, en 3D visuals. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle dienstverlening, ongeacht of de Klant een onderneming, vrije beroeper of consument is. Voor consumenten gelden bovendien de dwingende bepalingen van Boek VI van het Wetboek van Economisch Recht (WER); afwijkende clausules in deze voorwaarden zijn op consumenten enkel van toepassing voor zover ze niet strijdig zijn met die dwingende bepalingen.

03 — Offertes & totstandkoming van de overeenkomst

— Alle offertes van VFS zijn 30 dagen geldig vanaf de uitgiftedatum, tenzij anders vermeld. Na deze termijn kunnen prijzen en beschikbaarheid wijzigen.

— Een overeenkomst komt tot stand zodra de Klant de offerte schriftelijk aanvaardt — per e-mail, ondertekend document, of duidelijke bevestiging — én het voorschot werd ontvangen (zie sectie 04).

— Mondelinge afspraken zijn enkel bindend na schriftelijke bevestiging.

— Wijzigingen of uitbreidingen van de oorspronkelijke scope ("scope creep") worden steeds vooraf besproken, schriftelijk bevestigd en kunnen aanleiding geven tot meerprijs en/of verlenging van de timing.

04 — Prijzen, voorschot & betaling

— Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro (€) en exclusief 21% BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. BTW en eventuele andere wettelijk verplichte heffingen worden bijkomend aangerekend.

— Voor alle projecten geldt standaard een voorschot van 50% van het totale projectbedrag, te betalen vóór de start van het werk. Het saldo van 50% wordt gefactureerd bij oplevering. Voor grotere projecten kan in onderling overleg een gespreid betaalschema worden afgesproken (bv. 50% / 25% / 25%).

— Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, op het rekeningnummer vermeld op de factuur, zonder aftrek of compensatie.

— Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest van 8% per jaar verschuldigd, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande factuurbedrag met een minimum van € 50, onverminderd het recht van VFS op vergoeding van werkelijk geleden schade en gerechtelijke kosten. Voor B2B-relaties geldt aanvullend de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties.

— Bij blijvende wanbetaling kan VFS de uitvoering van lopende of nieuwe opdrachten opschorten, en geleverde diensten of accounts (zoals hosting, domein) deactiveren tot volledige betaling. Reeds opgeleverde digitale activa blijven in dat geval eigendom van VFS — zie sectie 06.

05 — Uitvoering & revisierondes

— VFS verbindt zich tot een inspanningsverbintenis, geen resultaatverbintenis. Wij leveren ons werk met de zorg en professionaliteit die van een vakman in onze sector mag worden verwacht.

— Tijdige aanlevering door de Klant van briefings, content (teksten, foto's, logo's, brandgidsen), feedback en goedkeuringen is essentieel. Vertraging aan zijde van de Klant verlengt automatisch de overeengekomen leveringstermijnen, zonder dat VFS hiervoor aansprakelijk kan worden gesteld.

— Standaard zijn 3 revisierondes per projectfase inbegrepen. Onze ambitie is klanttevredenheid: bij grotere projecten kan dit aantal in onderling overleg ruimer worden ingevuld. Substantiële wijzigingen die buiten de oorspronkelijke scope vallen, of bijkomende rondes na akkoord op een voorgaande versie, worden in regie aangerekend (uurtarief op aanvraag).

— Tussentijdse goedkeuringen van de Klant op specifieke deliverables (bv. logo, copy, design-mockups) zijn definitief. Latere herzieningen op reeds goedgekeurde elementen kunnen aanleiding geven tot meerwerk.

— Termijnen die in offertes of planningen worden vermeld zijn indicatief. VFS streeft deze steeds na, maar overschrijding leidt niet tot ontbinding van de overeenkomst of recht op schadevergoeding, behoudens opzet of zware fout.

06 — Intellectuele eigendom & auteursrecht

— Alle creaties die VFS in het kader van een opdracht ontwikkelt (logo's, designs, code, copy, illustraties, 3D-modellen, animaties, enz.) zijn beschermd door het auteursrecht en blijven eigendom van VFS tot volledige betaling van alle openstaande facturen voor het betreffende project.

— Pas na volledige betaling worden de gebruiksrechten op het opgeleverde eindresultaat overgedragen aan de Klant, voor het overeengekomen gebruiksdoel en de overeengekomen duur. Bij gebrek aan specifieke afspraken wordt een eeuwigdurende, niet-exclusieve licentie verleend voor het standaard zakelijke gebruik door de Klant en haar gelieerde entiteiten.

— Bronbestanden (bv. open Figma-files, .ai/.psd-bestanden, .blend-files, broncode-repositories) worden enkel meegeleverd indien dit uitdrukkelijk in de offerte is opgenomen of nadien apart wordt overeengekomen tegen meerprijs.

— VFS behoudt het recht om het opgeleverde werk te gebruiken voor eigen promotie — portfolio op de website, social media, case studies, awards, en pitches naar prospecten — tenzij hierover schriftelijk en uitdrukkelijk anders werd overeengekomen. Vertrouwelijke project­details worden in dat promotie-gebruik niet vrijgegeven.

— Werken, foto's, fonts, plug-ins of code van derden die in de oplevering worden geïntegreerd blijven eigendom van hun respectievelijke auteurs en zijn onderworpen aan hun licentievoorwaarden. VFS informeert de Klant hierover indien relevant.

— De Klant garandeert dat alle door hem aangeleverde materialen (teksten, beelden, logo's, fonts, video's) vrij zijn van rechten van derden of dat hij over de nodige licenties beschikt. De Klant vrijwaart VFS voor alle aanspraken van derden in dit verband.

07 — Aansprakelijkheid

— VFS is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, omzetverlies, reputatieschade of schade aan derden, behoudens in geval van opzet of bedrog.

— De totale aansprakelijkheid van VFS — uit welke hoofde dan ook — is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de Klant in het kader van de betreffende opdracht effectief heeft betaald, met een maximum van € 10 000.

— VFS is niet aansprakelijk voor de inhoud (teksten, beelden, data, claims) die door de Klant wordt aangeleverd, noch voor de juridische, fiscale of feitelijke juistheid daarvan.

— VFS is niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheid, traagheid of fouten te wijten aan derden-diensten waarop de oplevering steunt (hosting, CDN's, domeinregistrars, third-party API's, enz.) noch voor downtime van de servers van deze partijen.

— Klachten betreffende een geleverde dienst dienen op straffe van verval binnen 14 dagen na oplevering of vaststelling schriftelijk en gemotiveerd aan VFS te worden bezorgd. Na deze termijn wordt de levering geacht te zijn aanvaard.

08 — Hosting, domeinnaam & onderhoud

— Indien hosting en/of domeinnaam via VFS worden afgenomen, wordt dit jaarlijks vooraf gefactureerd. Tarieven kunnen jaarlijks worden geïndexeerd conform de prijswijzigingen van onze hostingleveranciers.

— Onderhoud, security-updates, kleine inhoudelijke aanpassingen en monitoring kunnen worden afgenomen via een care-pakket of in regie. Zonder afgesloten care-pakket is VFS niet verantwoordelijk voor het up-to-date houden van CMS, plug-ins of bibliotheken op de website van de Klant.

— Stopzetting van een hosting- of care-contract dient schriftelijk te gebeuren, ten laatste 30 dagen vóór de jaarlijkse vervaldag. Bij gebrek aan tijdige opzegging wordt het contract stilzwijgend verlengd voor één jaar.

— Bij stopzetting blijft de Klant verantwoordelijk voor het tijdig migreren van zijn domein, e-mails en data. VFS verleent hiervoor desgevraagd redelijke ondersteuning, eventueel in regie.

09 — Annulering & beëindiging

— Vóór de start van het werk kan de Klant de overeenkomst kosteloos schriftelijk annuleren. Het reeds betaalde voorschot wordt dan terugbetaald, onder aftrek van eventuele reeds gemaakte concrete kosten en gepresteerde uren.

— Tijdens de uitvoering kan de Klant de overeenkomst eenzijdig schriftelijk beëindigen. In dat geval blijft het reeds betaalde voorschot verworven door VFS (ter dekking van het reeds gepresteerde werk en de gereserveerde productiecapaciteit), en is bovendien een opzegvergoeding van 30% verschuldigd op het resterende, nog niet gefactureerde projectbedrag. Reeds gepresteerde meeruren buiten de oorspronkelijke scope worden bijkomend in regie aangerekend.

— VFS kan op haar beurt de overeenkomst voortijdig beëindigen — zonder schadevergoeding — bij ernstige tekortkoming van de Klant (zoals blijvende wanbetaling, niet-aanlevering van vereiste content gedurende meer dan 60 dagen, of grove onbehoorlijke handelingen). De Klant blijft in dat geval het reeds gepresteerde werk volledig verschuldigd.

— Beide partijen kunnen de overeenkomst onmiddellijk en zonder gerechtelijke tussenkomst ontbinden in geval van faillissement, gerechtelijke reorganisatie of staking van betaling van de andere partij.

10 — Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering die te wijten is aan overmacht — gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, zoals (niet-limitatief) natuurrampen, oorlog, terrorisme, pandemieën, stakingen, brand, langdurige stroom- of internetonderbrekingen, ernstige ziekte van de uitvoerende dienstverlener, of overheidsmaatregelen die de uitvoering verhinderen. De getroffen partij brengt de andere partij hiervan onverwijld op de hoogte. Indien de overmacht langer dan 60 dagen aanhoudt, kan elk van beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding, met behoud van betaling voor het reeds gepresteerde werk.

11 — Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen alle commerciële, technische en strategische informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen vertrouwelijk, ook na het einde van de overeenkomst. Dit geldt niet voor informatie die publiek beschikbaar is, reeds in het bezit was van de ontvangende partij, of waarvan openbaarmaking wettelijk verplicht is.

12 — Verwerking van persoonsgegevens

De wijze waarop VFS persoonsgegevens van de Klant verwerkt staat beschreven in ons privacybeleid. Indien VFS in opdracht van de Klant persoonsgegevens verwerkt (bv. via een ingebouwde webform of CMS), kan op verzoek van de Klant een afzonderlijke verwerkersovereenkomst conform art. 28 GDPR worden afgesloten.

13 — Wijziging van de voorwaarden

VFS behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. De versie die op de website staat op het moment van de offerte is de toepasselijke versie. Bij ingrijpende wijzigingen worden lopende klanten daarvan vooraf op de hoogte gebracht.

14 — Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten tussen VFS en de Klant, alsook op deze algemene voorwaarden, is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG). In geval van geschil zoeken partijen eerst een minnelijke oplossing. Bij gebreke daarvan zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, bevoegd, of — voor geschillen die onder de bevoegdheid van het vredegerecht vallen — het vredegerecht van het kanton waarin de maatschappelijke zetel van VFS is gevestigd.

15 — Nietigheid & deelbaarheid

Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar zou zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert.

16 — Contact

Vragen over deze voorwaarden? Mail ons op hello@virtualframesstudio.com of bel +32 471 94 31 97.