Privacy.

Virtual Frames Studio (hierna "VFS", "wij", "ons") respecteert je privacy en behandelt je persoonsgegevens met zorg, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR — Verordening EU 2016/679) en de Belgische privacywetgeving. In dit beleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom, met wie we ze delen, hoelang we ze bewaren, en welke rechten je hebt.

01 — Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

— Louis Ronsse, eenmanszaak handelend onder de naam Virtual Frames Studio

— Varensbos 23, 9920 Lievegem, België

— Ondernemingsnummer / BTW: BE 0788.456.382

— E-mail: hello@virtualframesstudio.com

— Telefoon: +32 471 94 31 97

Voor alle vragen over dit privacybeleid of de verwerking van je gegevens kan je ons schriftelijk of per e-mail bereiken via bovenstaande gegevens.

02 — Welke gegevens verwerken we?

We verwerken enkel de persoonsgegevens die strikt nodig zijn voor onze dienstverlening:

Wanneer je het contactformulier invult of ons contacteert

— Naam (voornaam en achternaam)

— E-mailadres

— Telefoonnummer (optioneel)

— Bedrijfsnaam (optioneel)

— De inhoud van je bericht en eventuele bijlagen

Wanneer je de AI-chat of de gratis site-check gebruikt

Onze website heeft een chatfunctie met AI-ondersteuning en een gratis, automatische website-analyse. Daarbij verwerken we:

— De chatberichten die je typt. Deze worden voor het genereren van een antwoord doorgestuurd naar onze AI-verwerker Anthropic (zie sectie 05). Gesprekken worden door ons niet blijvend opgeslagen, tenzij je zelf je gegevens achterlaat — dan ontvangen wij het gesprek samen met je aanvraag.

— Het website-adres dat je vrijwillig invoert voor de site-check. Onze server haalt dan de publiek toegankelijke inhoud van dat adres op en analyseert die automatisch; het resultaat tonen we alleen aan jou in de chat.

— Naam en e-mailadres, enkel als je die zelf via het chatformulier achterlaat om gecontacteerd te worden.

Tip: deel in de chat geen gevoelige persoonsgegevens (zoals rijksregisternummers, gezondheids- of betaalgegevens) — die hebben we nooit nodig.

Wanneer we voor jou een project uitvoeren

— Facturatiegegevens (bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, contactpersoon)

— Project-gerelateerde communicatie en bestanden die je ons aanlevert (briefings, content, foto's, feedback)

— Inloggegevens voor systemen die nodig zijn om het project uit te voeren (bv. hosting, domeinregistrar) — enkel met jouw expliciete toestemming en steeds via beveiligde kanalen

Automatisch verzamelde technische gegevens

Wanneer je deze website bezoekt, registreren onze hosting-provider en eventuele beveiligingsdiensten automatisch beperkte technische informatie zoals je IP-adres, browser-type, bezochte pagina's en tijdstip van het bezoek. Deze gegevens worden bewaard in standaard server-logs voor een korte periode (zie sectie 04) en worden enkel gebruikt voor beveiliging, foutopsporing en het correct functioneren van de website.

Op dit moment gebruiken we geen tracking-cookies, analytics of advertentie-cookies. Indien we in de toekomst een privacy-vriendelijke analytics-tool toevoegen (zoals Plausible of Cloudflare Web Analytics, die zonder cookies werken), zullen we dit privacybeleid aanpassen.

03 — Waarvoor gebruiken we je gegevens (doeleinden & rechtsgronden)?

We verkopen of verhuren je persoonsgegevens nooit aan derden, en gebruiken ze niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

04 — Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan strikt nodig voor de doeleinden hierboven, of dan wettelijk vereist:

— Contact-aanvragen die niet leiden tot een opdracht: maximaal 2 jaar na het laatste contact.

— Klantgegevens en projectdocumentatie: tijdens de duur van de samenwerking en tot 7 jaar na afloop (wettelijke bewaartermijn voor boekhouddocumenten — art. III.86 WER).

— Server-logs (technische gegevens): standaard maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd.

— Chatgesprekken: niet blijvend bewaard door ons, tenzij je via de chat je gegevens achterlaat — dan geldt dezelfde termijn als voor contact-aanvragen (maximaal 2 jaar).

05 — Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens enkel met externe dienstverleners ("verwerkers") die we strikt nodig hebben om onze diensten te leveren. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst conform art. 28 GDPR:

— Netlify (hosting van de website, verwerking van formulier-inzendingen en de chat-/scan-functies).

— Anthropic (AI-verwerker: genereert de antwoorden in onze chat op basis van de berichten die je typt; volgens het API-beleid van Anthropic worden deze gegevens niet gebruikt om AI-modellen te trainen).

— Fontshare (levering van lettertypen; ontvangt daarbij standaard technische gegevens zoals je IP-adres).

Doorgifte buiten de EU: sommige verwerkers (Netlify, Anthropic, Fontshare) hebben hun hoofdzetel in de Verenigde Staten. Doorgifte gebeurt enkel met passende waarborgen — Standard Contractual Clauses (SCCs) van de Europese Commissie, en/of certificering onder het EU-US Data Privacy Framework. Op verzoek bezorgen we je een kopie van deze waarborgen.

We delen je gegevens ook met bevoegde overheidsinstanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn (bv. fiscus, justitie).

06 — Cookies & vergelijkbare technologieën

Deze website gebruikt momenteel geen tracking- of advertentie-cookies. We plaatsen enkel functionele/strikt noodzakelijke opslag, waarvoor onder de Belgische cookiewet (art. 129 WEC) geen toestemmingsbanner vereist is:

— sessionStorage "vfsv" — onthoudt tijdens je bezoek dat je al een pagina zag, zodat paginawissels een korte overgang tonen in plaats van het volledige laadscherm. Bevat geen persoonsgegevens en wordt gewist bij het sluiten van het tabblad.

— sessionStorage "vfs-tease" — onthoudt tijdens je bezoek dat je de chat-popup al zag of wegklikte, zodat die niet opnieuw verschijnt. Bevat geen persoonsgegevens en wordt gewist bij het sluiten van het tabblad.

Je kan deze opslag te allen tijde wissen via de instellingen van je browser. Indien we in de toekomst niet-functionele cookies toevoegen, zal een toestemmingsbanner verschijnen vóór plaatsing.

07 — Je rechten

Onder de GDPR heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

— Inzage (art. 15) — je kan een kopie opvragen van de gegevens die we van je verwerken.

— Rectificatie (art. 16) — onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

— Wissing / "vergeten worden" (art. 17) — verwijdering van je gegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.

— Beperking (art. 18) — de verwerking tijdelijk laten stilleggen.

— Bezwaar (art. 21) — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

— Overdraagbaarheid (art. 20) — een gestructureerde, machine-leesbare kopie van je gegevens vragen om over te dragen naar een andere dienstverlener.

— Intrekken van toestemming — wanneer de verwerking gebeurt op basis van toestemming, kan je die op elk moment intrekken (zonder dat eerdere verwerking daardoor onrechtmatig wordt).

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail ons op hello@virtualframesstudio.com. We reageren binnen 30 dagen. Voor je veiligheid kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.

Recht om klacht in te dienen: ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

— Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

— Tel: +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be

— www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

08 — Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. Onder andere:

— HTTPS-encryptie op alle pagina's van deze website (TLS).

— Wachtwoord-beveiliging op de admin-editor, met server-side validatie.

— Updates en security-patches voor alle gebruikte tools en bibliotheken.

— Regelmatige back-ups van projectbestanden en facturatiegegevens.

Mocht er ondanks alles toch een datalek optreden dat een hoog risico voor je rechten en vrijheden inhoudt, dan informeren we je en de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur, conform art. 33 en 34 GDPR.

09 — Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen — bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of veranderingen in de wetgeving. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen brengen we je actief op de hoogte (per e-mail, indien we je e-mailadres hebben).

10 — Contact

Heb je vragen, opmerkingen of een verzoek tot uitoefening van je rechten? Neem gerust contact op:

— Post: Louis Ronsse — Virtual Frames Studio, Varensbos 23, 9920 Lievegem, België