Conditions.

Les présentes conditions générales (« conditions ») s’appliquent à l’ensemble des offres, missions, contrats et factures entre Virtual Frames Studio (ci-après « VFS », « nous ») et ses clients (« Client », « donneur d’ordre »). En acceptant une offre, en passant une commande ou en souscrivant à un service, le Client confirme avoir pris connaissance des présentes conditions et les accepter intégralement et sans réserve. Les éventuelles conditions divergentes du Client ne lient pas VFS, sauf acceptation expresse et écrite.

01 — Identification du prestataire de services

— Louis Ronsse, entreprise individuelle exerçant sous la dénomination commerciale Virtual Frames Studio

— Siège social : Varensbos 23, 9920 Lievegem, Belgique

— Numéro d’entreprise / TVA : BE 0788.456.382

— E-mail : hello@virtualframesstudio.com

— Téléphone : +32 471 94 31 97

02 — Objet & champ d’application

VFS fournit des services créatifs et digitaux, dont le branding & l’identité visuelle, le design graphique et print, les sites web et applications web, l’advertising & le copywriting, et les visuels 3D. Les présentes conditions s’appliquent à toutes les prestations, que le Client soit une entreprise, un titulaire de profession libérale ou un consommateur. Pour les consommateurs s’appliquent en outre les dispositions impératives du Livre VI du Code de droit économique (CDE) ; les clauses divergentes des présentes conditions ne s’appliquent aux consommateurs que dans la mesure où elles ne sont pas contraires à ces dispositions impératives.

03 — Offres & formation du contrat

— Toutes les offres de VFS sont valables 30 jours à compter de la date d’émission, sauf mention contraire. Passé ce délai, les prix et la disponibilité peuvent changer.

— Un contrat est formé dès que le Client accepte l’offre par écrit — par e-mail, document signé ou confirmation claire — et que l’acompte a été reçu (voir section 04).

— Les accords verbaux ne sont contraignants qu’après confirmation écrite.

— Les modifications ou extensions du périmètre initial (« scope creep ») sont toujours discutées au préalable, confirmées par écrit et peuvent donner lieu à un supplément de prix et/ou à une prolongation du planning.

04 — Prix, acompte & paiement

— Tous les prix sont exprimés en euros (€) et hors TVA de 21 %, sauf mention expresse contraire. La TVA et les autres taxes légalement obligatoires sont facturées en sus.

— Pour tous les projets, un acompte de 50 % du montant total du projet est d’application par défaut, à payer avant le début du travail. Le solde de 50 % est facturé à la livraison. Pour les projets plus importants, un échéancier de paiement étalé peut être convenu d’un commun accord (p. ex. 50 % / 25 % / 25 %).

— Les factures sont payables dans les 14 jours suivant la date de facturation, sur le numéro de compte mentionné sur la facture, sans déduction ni compensation.

— En cas de non-paiement à l’échéance, un intérêt de retard de 8 % par an est dû de plein droit et sans mise en demeure préalable, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 10 % du montant impayé de la facture avec un minimum de 50 €, sans préjudice du droit de VFS à l’indemnisation du dommage réellement subi et des frais judiciaires. Pour les relations B2B s’applique en outre la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

— En cas de défaut de paiement persistant, VFS peut suspendre l’exécution des missions en cours ou nouvelles, et désactiver les services ou comptes livrés (comme l’hébergement ou le domaine) jusqu’au paiement intégral. Les actifs digitaux déjà livrés restent dans ce cas la propriété de VFS — voir section 06.

05 — Exécution & tours de révision

— VFS s’engage à une obligation de moyens, non de résultat. Nous livrons notre travail avec le soin et le professionnalisme que l’on peut attendre d’un professionnel de notre secteur.

— La fourniture en temps utile par le Client des briefings, du contenu (textes, photos, logos, brand guidelines), du feedback et des validations est essentielle. Tout retard du côté du Client prolonge automatiquement les délais de livraison convenus, sans que VFS puisse en être tenu responsable.

— Par défaut, 3 tours de révision par phase de projet sont inclus. Notre ambition est la satisfaction du client : pour les projets plus importants, ce nombre peut être élargi d’un commun accord. Les modifications substantielles sortant du périmètre initial, ou les tours supplémentaires après validation d’une version précédente, sont facturés en régie (tarif horaire sur demande).

— Les validations intermédiaires du Client sur des livrables spécifiques (p. ex. logo, copy, maquettes de design) sont définitives. Des révisions ultérieures d’éléments déjà validés peuvent donner lieu à un travail supplémentaire facturé.

— Les délais mentionnés dans les offres ou plannings sont indicatifs. VFS s’efforce toujours de les respecter, mais leur dépassement n’entraîne ni la résolution du contrat ni un droit à indemnisation, sauf dol ou faute grave.

06 — Propriété intellectuelle & droits d’auteur

— Toutes les créations que VFS développe dans le cadre d’une mission (logos, designs, code, copy, illustrations, modèles 3D, animations, etc.) sont protégées par le droit d’auteur et restent la propriété de VFS jusqu’au paiement intégral de toutes les factures impayées relatives au projet concerné.

— Ce n’est qu’après paiement intégral que les droits d’utilisation du résultat final livré sont transférés au Client, pour l’usage convenu et la durée convenue. À défaut d’accords spécifiques, une licence perpétuelle et non exclusive est accordée pour l’usage professionnel standard par le Client et ses entités liées.

— Les fichiers sources (p. ex. fichiers Figma ouverts, fichiers .ai/.psd, fichiers .blend, dépôts de code source) ne sont fournis que si cela est expressément prévu dans l’offre ou convenu séparément par la suite moyennant supplément.

— VFS conserve le droit d’utiliser le travail livré pour sa propre promotion — portfolio sur le site web, réseaux sociaux, études de cas, awards et pitches auprès de prospects — sauf accord écrit et exprès contraire. Les détails confidentiels du projet ne sont pas divulgués dans le cadre de cet usage promotionnel.

— Les œuvres, photos, polices, plug-ins ou codes de tiers intégrés dans la livraison restent la propriété de leurs auteurs respectifs et sont soumis à leurs conditions de licence. VFS en informe le Client lorsque c’est pertinent.

— Le Client garantit que tous les matériaux qu’il fournit (textes, images, logos, polices, vidéos) sont libres de droits de tiers ou qu’il dispose des licences nécessaires. Le Client garantit VFS contre toute réclamation de tiers à cet égard.

07 — Responsabilité

— VFS n’est pas responsable des dommages indirects, dommages consécutifs, manque à gagner, économies manquées, perte de chiffre d’affaires, atteinte à la réputation ou dommages causés à des tiers, sauf en cas de dol ou de fraude.

— La responsabilité totale de VFS — à quelque titre que ce soit — est en tout état de cause limitée au montant effectivement payé par le Client dans le cadre de la mission concernée, avec un maximum de 10 000 €.

— VFS n’est pas responsable du contenu (textes, images, données, allégations) fourni par le Client, ni de son exactitude juridique, fiscale ou factuelle.

— VFS n’est pas responsable de l’indisponibilité, de la lenteur ou des erreurs imputables aux services tiers sur lesquels repose la livraison (hébergement, CDN, registraires de domaine, API tierces, etc.), ni des temps d’arrêt des serveurs de ces parties.

— Les réclamations concernant un service livré doivent, sous peine de déchéance, être transmises à VFS par écrit et de manière motivée dans les 14 jours suivant la livraison ou la constatation. Passé ce délai, la livraison est réputée acceptée.

08 — Hébergement, nom de domaine & maintenance

— Si l’hébergement et/ou le nom de domaine sont souscrits via VFS, ils sont facturés annuellement à l’avance. Les tarifs peuvent être indexés chaque année conformément aux modifications de prix de nos fournisseurs d’hébergement.

— La maintenance, les mises à jour de sécurité, les petites adaptations de contenu et le monitoring peuvent être souscrits via un pack care ou en régie. Sans pack care souscrit, VFS n’est pas responsable de la mise à jour du CMS, des plug-ins ou des bibliothèques du site web du Client.

— La résiliation d’un contrat d’hébergement ou de care doit se faire par écrit, au plus tard 30 jours avant l’échéance annuelle. À défaut de résiliation dans les délais, le contrat est tacitement reconduit pour un an.

— En cas de résiliation, le Client reste responsable de la migration en temps utile de son domaine, de ses e-mails et de ses données. VFS fournit à cet égard, sur demande, une assistance raisonnable, éventuellement en régie.

09 — Annulation & fin du contrat

— Avant le début du travail, le Client peut annuler le contrat par écrit sans frais. L’acompte déjà payé est alors remboursé, déduction faite des éventuels frais concrets déjà engagés et des heures déjà prestées.

— Pendant l’exécution, le Client peut mettre fin unilatéralement au contrat par écrit. Dans ce cas, l’acompte déjà payé reste acquis à VFS (en couverture du travail déjà presté et de la capacité de production réservée), et une indemnité de résiliation de 30 % est en outre due sur le montant restant du projet non encore facturé. Les heures supplémentaires déjà prestées hors du périmètre initial sont facturées en sus en régie.

— VFS peut à son tour mettre fin anticipativement au contrat — sans indemnité — en cas de manquement grave du Client (comme un défaut de paiement persistant, la non-fourniture du contenu requis pendant plus de 60 jours, ou des agissements gravement inappropriés). Le Client reste dans ce cas intégralement redevable du travail déjà presté.

— Chacune des parties peut résoudre le contrat immédiatement et sans intervention judiciaire en cas de faillite, de réorganisation judiciaire ou de cessation de paiement de l’autre partie.

10 — Force majeure

Aucune des parties n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution imputable à la force majeure — des événements échappant à son contrôle raisonnable, tels que (de manière non limitative) catastrophes naturelles, guerre, terrorisme, pandémies, grèves, incendie, coupures prolongées d’électricité ou d’internet, maladie grave du prestataire exécutant, ou mesures gouvernementales empêchant l’exécution. La partie touchée en informe l’autre partie sans délai. Si la force majeure dure plus de 60 jours, chacune des parties peut mettre fin au contrat sans indemnité, moyennant paiement du travail déjà presté.

11 — Confidentialité

Les deux parties traitent de manière confidentielle toutes les informations commerciales, techniques et stratégiques qu’elles reçoivent dans le cadre de la collaboration, y compris après la fin du contrat. Cela ne s’applique pas aux informations publiquement disponibles, déjà en possession de la partie destinataire, ou dont la divulgation est légalement obligatoire.

12 — Traitement des données personnelles

La manière dont VFS traite les données personnelles du Client est décrite dans notre politique de confidentialité. Si VFS traite des données personnelles pour le compte du Client (p. ex. via un formulaire web intégré ou un CMS), un contrat de sous-traitance distinct conforme à l’art. 28 du RGPD peut être conclu à la demande du Client.

13 — Modification des conditions

VFS se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales. La version figurant sur le site web au moment de l’offre est la version applicable. En cas de modifications importantes, les clients en cours en sont informés au préalable.

14 — Droit applicable & tribunal compétent

Tous les contrats entre VFS et le Client, ainsi que les présentes conditions générales, sont exclusivement régis par le droit belge, à l’exclusion de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises (CVIM). En cas de litige, les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut, seuls les tribunaux de l’arrondissement de Flandre-Orientale, division Gand, sont compétents, ou — pour les litiges relevant de la compétence du juge de paix — la justice de paix du canton dans lequel est établi le siège social de VFS.

15 — Nullité & divisibilité

Si une disposition des présentes conditions s’avérait nulle ou inapplicable, les autres dispositions resteraient pleinement en vigueur. La disposition nulle est remplacée par une disposition valable se rapprochant le plus possible de l’objectif initial.

16 — Contact

Des questions sur ces conditions ? Écrivez-nous à hello@virtualframesstudio.com ou appelez le +32 471 94 31 97.